Notre Conseil d’Administration est une structure décisionnelle, qui œuvre à un niveau stratégique. Les 15 membres du CA n’ont pas les capacités de faire de la recherche en profondeur, d'examiner l’ensemble des problématiques qui nous touchent et d’élaborer de nouvelles stratégies. Ce travail est délégué à une série de Comités Consultatifs composés de membres et de personnels.
La structure des comités a évolué au fil des décennies. Certaines règles ont été mises dans nos Statuts. Leur rigidité limite l’adaptation de ces comités aux besoins de soutien que le CA requiert de nos jours. Plusieurs membres se questionnent sur la pertinence de certains comités, questionnent le retour sur l'investissement (ROI), leur responsabilité et la transparence de leurs actions.
Par exemple, les mandats de certains comités sont très vagues. Les comités ne sont pas tous tenus de planifier leurs activités, de rapporter leurs travaux ou de présenter des recommandations au CA.
La société a évolué et nous nous retrouvons face à de nouveaux enjeux. La rigidité des Statuts empêche le CA d’introduire de nouveaux comités ou d’ajuster ceux existant, car nous devons apporter ces changements pour approbation à la prochaine Assemblée générale. Des structures parallèles sont donc créées afin de combler les besoins du CA en conseils.
L’Article 17 de nos Statuts doit être repensé au complet.
Notre Politique sur les Comités doit être beaucoup plus élaborée afin de bien décrire les attentes qu'a le CA envers ses comités consultatifs.
Il faudrait mieux définir leur tâches, le comment et le quand ils rapportent leur travaux au CA ainsi qu’aux membres.
Le processus de sélection devrait être plus transparent et basé sur les besoins spécifiques de chaque comité.
La durée des nominations devrait aussi être adaptée à chaque comité.
Le « Groupe de Travail sur les Comités » a entamé un certain travail, mais l’Assemblée générale des membres devra accepter de moderniser l’Article 17.
